Raads­vragen: Gunning opdrachten aan Brink Groep


Geacht college,

Recent1 heeft de Raad een regeling van werkzaamheden aangevraagd over de indiensttreding van oud-wethouder Visser als directievoorzitter van Brink Groep. Bij de aanvraag bleek dat het college reeds eerder afspraken had gemaakt met Brink Groep over opdrachtverstrekking van de gemeente Rotterdam aan deze externe partij in het geval dat de oud-wethouder in dienst zou treden. Het college had toegezegd deze afspraken te delen met de Raad en dat is inderdaad gebeurd. Wij hebben de afdoening van de toezegging2 van het college in goede orde ontvangen.

In voornoemde afdoening stelt het college dat Brink Groep opdrachten van de gemeente Rotterdam krijgt door gebruik te maken van het zogenoemde Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) voor externe inhuur. Ter voorbereiding op de behandeling van de regeling van werkzaamheden in de commissie Majeure Projecten, Organisatie en Financiën (MPOF) na de zomer willen wij graag meer weten over DAS voor externe inhuur. De website3 van de gemeente legt weliswaar de procedure uit, maar dat is voor ons niet afdoende.

1. Bij welke dienst, afdeling of directie is de beoordeling van offertes van derden in DAS ondergebracht? Is dat bijvoorbeeld Financiën en Inkoop van het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO)?

2. Welke portefeuillehouder binnen uw bestuursorgaan beslist normaal gesproken over gunning van opdrachten die via DAS zijn uitgezet? Zijn dat de houders van inhoudelijke portefeuilles of is dat altijd de houder van de portefeuille gemeentelijke financiën?

Specifiek met betrekking tot Brink Groep willen wij weten hoeveel opdrachten van welke aard haar via DAS zijn gegund in de periode van 15 mei 2014 tot en met 5 februari 2019. Voorts willen wij graag weten over welk bedrag we het hier hebben.

3. Hoeveel opdrachten heeft u in de periode van 15 mei 2014 tot en met 5 februari 2019 gegund aan Brink Groep?

4. Wat voor soort opdrachten zijn in de periode van 15 mei 2014 tot en met 5 februari 2019 gegund aan Brink Groep?

5. Voor welk bedrag heeft u in de periode van 15 mei 2014 tot en met 5 februari 2019 Brink Groep aan opdrachten gegund?

6. Welke portefeuillehouder binnen uw bestuursorgaan heeft in de periode van 15 mei 2014 tot en met 5 februari 2019 beslist over gunning van opdrachten aan Brink Groep?

Wij zijn u erkentelijk als u deze vragen kunt beantwoorden voorafgaand aan de behandeling van de regeling van werkzaamheden in de commissie MPOF.

1 https://rotterdam.raadsinformatie.nl/vergadering/569918/Actualiteitenraad%20%20%20%20%20%20%20%20%2020-06-2019

2 https://rotterdam.raadsinformatie.nl/document/7779237/2/s19bb017647_4_56736_tds

3 https://www.rotterdam.nl/werken-leren/das-externe-inhuur/

Antwoorddatum: 10 sep. 2019

1. Bij welke dienst, afdeling of directie is de beoordeling van offertes van derden in DAS ondergebracht? Is dat bijvoorbeeld Financiën en Inkoop van het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO)?

"Na voorselectie van de offertes op grond van de gestelde functie-eisen door BCO HR, beoordeelt het afdelingshoofd van het cluster waar de externe komt te werken, de offertes. BCO HR begeleidt het proces en voert de communicatie over de procedure met de gegadigden. BCO Inkoop toetst de gunning igv DAS.

In het geval van een andere aanbestedingsvorm, bijv meervoudig onderhands, vindt de beoordeling plaats door de projectleider samen met het beoordelingsteam. Deze medewerkers zijn over het algemeen werkzaam bij het cluster dat als opdrachtgever optreedt namens het concern. De afdeling Inkoop & Aanbestedingszaken van het cluster BCO coördineert, begeleidt en toetst deze aanbestedingen en beoordelingen in overleg met het opdrachtgevende cluster."

2. Welke portefeuillehouder binnen uw bestuursorgaan beslist normaal gesproken over gunning van opdrachten die via DAS zijn uitgezet? Zijn dat de houders van inhoudelijke portefeuilles of is dat altijd de houder van de portefeuille gemeentelijke financiën?

"De gunning van opdrachten is onderdeel van het reguliere werkproces binnen het gemeentelijk ambtelijk apparaat. De houder van de inhoudelijke portefeuille ofwel het cluster dat de opdracht geeft, is daarvoor verantwoordelijk.

Het proces van inkoop in algemene zin. waaronder externe inhuur en uitbestede werkzaamheden, is echter belegd bij de portefeuillehouder Organisatie."

3. Hoeveel opdrachten heeft u in de periode van 15 mei 2014 tot en met 5 februari 2019 gegund aan Brink Groep?

"Het aantal inkooporders in de periode 15 mei 2014 tot en met februari 2019 dat is gegund aan Brink groep bedraagt 65. Omdat in een aantal gevallen sprake is van projectopdrachten met verschillende deelopdrachten en soms aanvullende opdrachten, komt dit neer op circa 50 opdrachten. Deze zijn te onderscheiden in inhuuropdrachten en overige opdrachten met een resultaatsverplichting voor uitbesteed werk. De inhuur betreft 6 opdrachten via DAS en 3 opdrachten via een andere aanbestedingsprocedure. Het aantal overige opdrachten met een resultaatsverplichting bedraagt circa 40. De DAS-procedure is sinds begin 2017 in gebruik. De gemeente hanteert daarnaast ook andere aanbestedingsvormen Vandaar deze uitsplitsing."

4. Wat voor soort opdrachten zijn in de periode van 15 mei 2014 tot en met 5 februari 2019 gegund aan Brink Groep?

"Naast externe inhuur gaat het o.a. om bouw- en projectmanagement, uitvoeren van haalbaarheidsstudies, uitvoeren van een second opinion, raming onderhouds- en investeringskosten, NEN-meetrapportages, bouwadvies en organisatieadvies."

5. Voor welk bedrag heeft u in de periode van 15 mei 2014 tot en met 5 februari 2019 Brink Groep aan opdrachten gegund?

"Het totaalbedrag aan opdrachten in de periode van 15 mei 2014 tot en met 5 februari 2019 bedraagt €3.245.709."

6. Welke portefeuillehouder binnen uw bestuursorgaan heeft in de periode van 15 mei 2014 tot en met 5 februari 2019 beslist over gunning van opdrachten aan Brink Groep?

"Beslissingen over gunning van opdrachten aan Brink zijn niet genomen door een portefeuillehouder binnen het College van B&W maar in mandaat door de ambtelijke organisatie op grond van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Rotterdam. Inhoudelijk hebben de opdrachten vooral betrekking op de portefeuilles Bouwen en
Wonen en Majeure projecten."