Toezicht en beleid bij Het Nieuwe Instituut

Indiendatum: aug. 2015
Antwoorddatum: 17 aug. 2015

Op 4 augustus 2015 stelde J.D. van der Lee-van der Haagen (PvdD) ons schriftelijke vragen over toezicht en beleid bij Het Nieuwe Instituut

Inleidend wordt gesteld:

Vanaf 13 september 2015 tot en met 8 mei 2016 transformeert Het Nieuwe Instituut in een "Tijdelijk Modemuseum"met een uitgebreid programma van onder andere tentoonstellingen en evenementen. Dit project staat onder leiding van de directeur en bestuurder van Het Nieuwe Instituut. De partij voor de Dieren maakt zich zorgen over de gevolgde procedure met betrekking tot de totstandkoming van dit project en het toezicht hierop van de raad van toezicht. Wij hebben daarom de volgende vragen:

Hieronder volgen de vragen en onze beantwoording:

Vraag 1:
Klopt het dat aan het bedrijf (Eventarchitectuur) van de levenspartner van de directeur-bestuurder van Het Nieuwe Instituut een opdracht is verstrekt voor dit project of onderdelen hiervan? Indien ja, kunt u deze opdracht toelichten?

Antwoord:
Wij hebben uit de media begrepen dat het bedrijf EventArchitectuur inderdaad is aangezocht om mee te werken aan het ruimtelijk ontwerp van Het Tijdelijk Modemuseum.
Voor een goed begrip van deze kwestie is het belangrijk om eerst de verhouding tussen Het Nieuwe Instituut (HNI) en de gemeente Rotterdam te schetsen.
HNI is een door het rijk rechtstreeks gesubsidieerde instelling die als cultuurinstelling onderdeel uitmaakt van de culturele Basisinfrastructuur (BIS) van Nederland.
HNI is een rijksinstelling die in Rotterdam haar vestigingsplaats heeft. Het toezicht berust bij de Raad van Toezicht en op metaniveau primair bij het ministerie van OCW.
HNI wordt voor het overgrote deel door het rijk gefinancierd. Voor Studio I Ontwerpatelier Rotterdam, een specifiek op Rotterdam gericht programma, ontvangt HNI in het kader van het Cultuurplan 2013-2017 van de gemeente Rotterdam een financiële ondersteuning van C 100.000 op jaarbasis (1%) van de totale begroting van HNI; zie ook het antwoord op vraag 21). Het aankomende Tijdelijk Modemuseum (TMM) betreft een programma van HNI dat gefinancierd wordt uit rijks- en private middelen, zonder de inzet van de middelen van de gemeente Rotterdam. Het toezicht op HNI berust ook voor wat betreft dit programma bij de Raad van Toezicht en bij het ministerie van OCW en dus
niet bij de gemeente Rotterdam.

Gezien de aard van de relatie tussen de gemeente en Het Nieuwe Instituut (HNI) zijn wij niet betrokken bij deze opdrachtverstrekking.

Vraag 2:
Is het college van mening dat een directeur-bestuurder van een Rotterdamse culturele instelling gesubsidieerde opdrachten mag verstrekken aan het bedrijf van zijn levenspartner? Indien ja, kunt u dit toelichten?

Antwoord:
Zoals hierboven gesteld berust het toezicht op HNI bij de Raad van Toezicht en op metaniveau primair bij het ministerie van OCW. Van Rotterdamse culturele instellingen die wij meerjarig subsidiëren, verwachten wij dat zij de Governance Code Cultuur toepassen. HNI heeft zelf aangegeven te hebben gehandeld in overeenstemming daarmee. Het ministerie van OCW heeft die lezing in een brief bevestigd. Wij hebben inmiddels begrepen dat de Raad van Toezicht zijn handelwijze door een onafhankelijke externe partij laat toetsen teneinde meer duidelijkheid te krijgen over de toepassing van de code. In het licht van deze zaak vinden wij dat een verstandig besluit.

Vraag 3:
Is de mogelijkheid van belangenverstrengeling tussen de directeur en zijn levenspartner aan de orde gekomen in de functioneringsgesprekken van de raad van toezicht met de directeur bestuurder?

Antwoord:
De inhoud van de functioneringsgesprekken is een zaak van de raad van toezicht en de directeur-bestuurder. Afgaande op de mededelingen van de kant van de raad van toezicht is over de relatie tussen de directeuren EventArchitectuur wel gesproken. Het toezicht op deze BIS-instelling berust primair bij de minister van OCW.

Vraag 4:
Zijn er tijdens de periode dat de directeur-bestuurder van HNI in functie is, vaker opdrachten verstrekt aan zijn levenspartner of zjin bedrijf? Zo ja, welke zijn dit geweest?

Antwoord:
Dat is ons niet bekend. Zie ook het antwoord op vraag 1. Het Nieuwe Instituut heeft de Code Cultural Governance onderschreven. Principe 8 van deze code luidt: "Toezichthouders en bestuurders vermijden elke vorm van belangenverstrengeling. De Raad van Toezicht ziet hierop toe".

Vraag 5:
Is de code Cultural Governance gevolgd bij dit project? Indien ja, hoe is het dan mogelijk dat EventArchitectuur betrokken is bij dit project als opdrachtnemer. Indien nee, waarom niet?

Antwoord:
HNI heeft ons laten weten te hebben gehandeld volgens de code. De Code Cultural Governance sluit deze opdrachtverlening op zich niet uit. De code geeft een kader waarbinnen dit type afwegingen zuiver kan en moet worden gemaakt door instellingen, raden van toezicht en/of besturen.

Vraag 6:
Kent Het Nieuwe Instituut ook interne governance regels? Zo ja in welke verschillen deze van de Code Cultural Governance?

Antwoord: Ja, zie verder het antwoord op vraag 9.

Vraag 7:
Is het college op de hoogte van deze interne governance regels? Indien ja, zijn deze regels openbaar en is het college bereid deze openbaar te maken.

Antwoord:
Zie het antwoord op vraag 9.

Vraag 8:
Welke regels zijn leidend, de Code Cultural Governance of interne governance regels en waarom?

Antwoord:
De Governance Code Cultuur is de gedragscode van en voor de culturele sector. De code biedt normen voor goed bestuur en toezicht in culturele organisaties. De verantwoordelijke bestuurders en toezichthouders uit de sector laten ermee zien wat de gangbare standaarden zijn voor goed bestuur in de cultuursector. Het ligt in de reden dat de culturele instellingen die de code omarmen, deze vertalen in hun statuten en interne besturingsregels.

Vraag 9:
Hebben meerdere Rotterdamse culturele instellingen interne governance regels? Is het college bereid deze openbaar te maken?

Antwoord:
Iedere culturele instelling heeft interne governance regels, te weten de statuten, de reglementen voor Raad van Toezicht en bestuur en elke andere interne regeling die betrekking heeft op de interne organisatie van bestuur en toezicht van de stichting. Het zijn evenwel (met uitzondering van de statuten) regelingen voor de interne organisatie van de respectieve stichtingen. Het is derhalve aan de stichtingen zelf om te bepalen of en hoe deze openbaar gemaakt worden; openbaarmaking behoort niet tot de bevoegdheden van het college ten opzichte van de gesubsidieerde stichtingen en past niet bij de verhouding van subsidiënt en gesubsidieerde.
De voorzitter van de raad van toezicht van HNI is eveneens lid van de sinds april 2015 actieve raad van toezicht van het Wereldmuseum. Daarom zou hij ook goed op de hoogte moeten zijn van de Code Cultural Governance en eventuele belangenverstrengeling van de directeur-bestuurder bij culturele instellingen.

Vraag 10:
Klopt het dat ook een lid van de raad van toezicht van Het Nieuwe Instituut betrokken is bij het project "Tijdelijk Modemuseum". Indien ja, in welke vorm is dit en ontvangt dit lid hier een geldelijke bijdrage voor of andere vormen van vergoeding?

Antwoord:
Wij hebben van de Raad van Toezicht begrepen dat dit inderdaad het geval is. Het gaat om een betaalde adviesopdracht waarbij de RvT heeft besloten het lidmaatschap van betreffende lid van de RvT voor de duur van de opdracht te onderbreken.

Vraag 11:
Per welke datum was dit lid betrokken bij de totstandkoming van dit project en is dit besproken in de raad van toezicht van Het Nieuwe Instituut?

Antwoord:
Zie het antwoord op vraag 10. Wij kunnen geen uitsluitsel geven over de datum.

Vraag 12:
Waarom heeft de raad van toezicht deelname van een lid van deze raad aan het project goedgekeurd?

Antwoord:
De Raad van Toezicht geeft aan dat ook deze keuze gemaakt is op basis van inhoudelijke argumenten waarbij kennis, ervaring en expertise de doorslag gaven.

Vraag 13:
Vindt het college dat hier sprake is van belangenverstrengeling?

Antwoord:
Zoals eerder gesteld gaat het hier om een rijksinstelling die primair valt onder het toezicht van het ministerie van OCW. Omdat er wel sprake is van een meerjarige subsidierelatie met de gemeente -zij het dat de gemeente een specifieke activiteit subsidieert en het rijk de organisatie als zodanig-, het volgende. Wij vinden dat bij de wijze van behandeling van de voorliggende casus het risico bestaat dat de schijn van belangenverstrengeling wordt gewekt. Wij voegen daar echter twee opmerkingen aan toe:
a. De Code Cultural Governance stelt als principe 8: "Toezichthouders en bestuurders vermijden elke vorm van belangenverstrengeling. De Raad van Toezicht ziet hierop toe".
De nadere uitwerking van de code bevat onder meer de aanbeveling dat "besluiten over het aangaan van transacties of relaties waarbij tegenstrijdige belangen kunnen spelen, vooraf goedkeuring van de raad van toezicht behoeven. Als een lid van de raad van toezicht of het bestuur een nevenfunctie aanvaardt die gezien de aard of het tijdsbeslag van betekenis is voor zijn functioneren vraagt hij vooraf goedkeuring aan de raad van toezicht".
Wij hebben begrepen dat HNI conform dit principe heeft gehandeld en geconcludeerd heeft dat van belangenverstrengeling geen sprake is.
b. Tegelijkertijd is de vraag of met name in een geval als dit niet meerdere partijen de mogelijkheid had moeten worden geboden om in te tekenen op het programma danwel een andere selectiemethode te volgen voor functies daarbinnen, zelfs al zou dat in de praktijk tot eenzelfde uitkomst geleid hebben. Díe keuze heeft HNI om haar moverende redenen niet gemaakt.

Vraag 14:
In week 31 van het jaar 2015 verscheen ineens het bericht op de website van Het Nieuwe Instituut dat dit lid gedurende haar werkzaamheden voor "Tijdelijk Modemuseum" teruggetreden is als lid van der raad van toezicht. Waarom is dit pas zo laat bekend gemaakt?

Antwoord:
Wíj kunnen die vraag niet beantwoorden.
Dit lid is eveneens lid van de remuneratiecommissie en auditcommissie binnen de raad van toezicht. Uit het HNI jaarverslag 2014 blijkt uit pagina 95 een salarisstijging van de directeur-bestuurder van Het Nieuwe Instituut. In 2013 bedroeg dit 128.948 euro. In 2014 steeg dit naar 143.212 euro. Ook de pensioenvoorziening van de directeur-bestuurder steeg.

Vraag 15:
Vindt het college het wenselijk dat een lid van de remuneratiecommissie van de raad van toezicht van Het Nieuwe Instituut tevens opdrachten krijgt verstrekt van de directeur-bestuurder van het Nieuwe Instituut? Indien nee, waarom niet? Indien ja, vindt het college dit geen belangenverstrengeling?

Antwoord:
Wij doen geen uitspraak over dit specifieke geval. Wel zijn wij van mening dat instellingen die met publiek geld worden gefinancierd conform de Governance Code Cultuur de schijn van belangenverstrengeling dienen te vermijden. Wij wijzen erop dat het betreffende lid van de RvT gedurende haar functie bij het Tijdelijk Modemuseum geen lid is van de RvT en derhalve evenmin van de genoemde commissies.

Vraag 16:
Vindt het college dit lid van de raad van toezicht in de toekomst nog geloofwaardig en geschikt om onafhankelijk toezicht te houden op de directeur-bestuurder van Het Nieuwe Instituut? Indien ja, waarom?

Antwoord:
Het is niet aan ons om daarover een uitspraak te doen; wij zijn niet betrokken bij de benoeming van leden van de raad van toezicht van HNI.

Vraag 17:
Kan het college de redenen aangeven van deze verhoging van het jaarsalaris van pensioenvoorzieningen van de directeur-bestuurder van Het Nieuwe Instituut? Indien nee, waarom niet?

Antwoord:
Nee. Wij hebben geen bemoeienis met de interne organisatie en de bijbehorende besluiten van HNI en kennen de afspraken tussen directeur-bestuurder en de Raad van Toezicht over rechtspositionele zaken niet. Wij constateren overigens dat de bij u bekende financiële gegevens liggen onder de grens van de Wet Normering Topinkomens en derhalve wettelijk toegestaan zijn. Voor zover er een verantwoordelijkheid is voor de beoordeling van deze vragen, ligt die bij de minister van OCW.

Vraag 18:
Is de remuneratiecommissie van de raad van toezicht van Het Nieuwe Instituut voornemens de directeur-bestuurder over het jaar 2015 wederom een verhoging van het jaarsalaris toe te kennen? Indien ja, waarom?

Antwoord:
Daarover kunnen wij geen uitspraak doen. Zie het antwoord op vraag 17.

Vraag 19:
Volgt de gemeente Rotterdam deze ontwikkeling, mede in het kader van het programma "Herijking Governance" dat de wethouder FBCS aankondigde in april 2015?

Antwoord:
Ja. Zoals door ons college toegezegd, zal uw raad na de zomer worden geïnformeerd over de inhoud van het programma "Herijking Governance" waarvan het doel is te komen tot een eenduidige, transparante en adequate governance-richtlijn van de gemeente ten opzichte van ondermeerde relevante cultuur- en sportinstellingen. Daartoe loopt momenteel een inventarisatie van de feitelijke situatie binnen de gemeente en een oriëntatie op de ontwikkelingen in de wereld van bestuur en toezicht. De actuele situatie binnen het HNI heeft in dit verband onze aandacht.
Vooruitlopend op de aanbevelingen van bovengenoemd programma besteedt de afdeling Cultuur inmiddels gericht aandacht aan de diverse aspecten van de governance in de reguliere accountgesprekken die de afdeling met de door ons gesubsidieerde instellingen voert en bij de toetsing van jaarplannen en jaarverslagen. Ook in de inrichtingseisen voor de Cultuurplanaanvragen 2017-2020 zullen wij specifieke aandacht
aan de governance besteden.

De financiële relatie tussen de Gemeente Rotterdam en Het Nieuwe Instituut.
In berichten uit 2013 en 2014 wordt gesteld dat Het Nieuwe Instituut een structurele vierjarige subsidie van de Gemeente Rotterdam ontvangt van 100.000 euro per jaar. Uit het jaarverslag van Het Nieuwe Instituut over 2014 blijkt dat de instelling in 2014 een
bedrag van 139.000 euro ontving.

Vraag 20:
Is er een motivatie van de Gemeente Rotterdam beschikbaar waarin uiteen wordt gezet waarom Het Nieuwe Instituut een hoger dan voorgenomen bedrag ontving?

Antwoord:
Dat is niet juist. Er was sprake van een onderbesteding uit 2013. HNI heeft toestemming gekregen om dit geld in latere jaren van het Cultuurplan te besteden. Er is dus niet voor een hoger bedrag beschikt.

Vraag 21:
Op pagina 27 van het jaarverslag van Het Nieuwe Instituut, wordt de Gemeente Rotterdam genoemd als partner in het kader van "financieringsinstrumenten voor het inhoudelijke programma". Kan geconcretiseerd worden wat dit partnerschap inhield en waaraan de gemeente financieel heeft bijgedragen?

Antwoord:
De opdracht van de gemeente aan HNI binnen het Cultuurplan 2013-2016 luidt: "het invullen van de relatie tussen het instituut en de stad". HNI richt zich op innovatie, creativiteit en de transformatie van de ontwerppraktijk. HNI levert een bijdrage aan het beter benutten van het creatieve innovatievermogen in Rotterdam. In Studio I Ontwerp Atelier Rotterdam ontwikkelt HNI jaarlijks een programma waarin expliciet aandacht
wordt besteed aan Rotterdamse opgaven, sociaal, cultureel, ruimtelijk danwel economisch. HNI werkt daarin samen met ontwerpers, makers en denkers uit Rotterdam of die voor Rotterdam relevant zijn. Vanuit het Cultuurplan ontvangt HNI jaarlijks € 100.000 subsidie voor Studio l Ontwerp Atelier Rotterdam.