Raads­vragen: Open­baarheid van alle over­heids­in­for­matie

Indiendatum: 28 apr. 2020

Geacht college,

Ruim een jaar geleden heeft de Raad van State geoordeeld¹ dat alle werkgerelateerde communicatie aan, van en tussen bestuurders en ambtenaren valt onder de Wet openbaar bestuur (Wob). De Raad van State legt uit dat bijvoorbeeld sms’jes of app-berichten aan, van of tussen personen overheidsinformatie is als zij in hun hoedanigheid van bestuurder of ambtenaar deze versturen of ontvangen. In de uitspraak wordt geen onderscheid gemaakt tussen de aard van gegevensdragers. In het geval van telefoons, bijvoorbeeld, kunnen de dragers zowel eigendom zijn van de overheid als van de betreffende bestuurder of ambtenaar.

1. Kent u de uitspraak van de Raad van State over de toepassing van de Wob op alle werkgerelateerde communicatie aan, van en tussen bestuurders en ambtenaren? Indien ja, hoe wordt binnen de gemeente Rotterdam momenteel uitvoering gegeven aan de gevolgen van de uitspraak, namelijk dat alle overheidsinformatie valt onder de Wob?

Momenteel werken veel bestuurders en ambtenaren thuis, als gevolg van de maatregelen die de gemeente neemt om verspreiding van het coronavirus tegen te gaan en de gezondheid van de eigen werknemers te beschermen. Er zal ongetwijfeld veel gewisseld worden per sms en app. Wij voorzien een enorme toename van overheidsinformatie die mag worden opgevraagd op basis van de Wob, daarbij inachtnemend de weigeringsgronden voor openbaarmaking die onverkort van toepassing zijn. Om die reden zijn wij benieuwd of het college reeds invulling heeft gegeven aan voornoemde uitspraak van de Raad van State.

2. Zijn alle werkgerelateerde sms’jes en app-berichten aan, van en tussen bestuurders en ambtenaren van de gemeente Rotterdam momenteel opvraagbaar in het kader van de Wob, daarbij inachtnemend de weigeringsgronden voor openbaarmaking? Indien nee, waarom niet? Indien nee, betekent dit dat de gemeente niet conform de Wob handelt? Indien ja, welke instructies heeft u bestuurders en ambtenaren meegegeven over bijvoorbeeld de bewaarvoorschriften van alle informatie die zij in die hoedanigheden hebben verstuurd of ontvangen?

3. Heeft de huidige situatie met betrekking tot het thuiswerken geleid tot nieuwe of veranderde instructies voor bestuurders en ambtenaren over hoe om te gaan met werkgerelateerde sms’jes en app-berichten?

Voor sms’jes en app-berichten is de Archiefwet 1995 van toepassing. Het zijn namelijk archiefbescheiden. De Achiefwet 1995 bevat onder andere bepalingen omtrent de bewaartermijn van overheidscommunicatie en hoe die communicatie moet worden bewaard.

4. Hoe past u de Archiefwet 1995 toe op sms’jes en app-berichten aan, van en tussen bestuurders en ambtenaren? Indien ja, geldt dit voor alle gegevensdragers waarop bestuurders en ambtenaren informatie versturen of ontvangen die van werkgerelateerde aard is?

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft haar leden – de Nederlandse gemeenten – in oktober van het vorige jaar geadviseerd over hoe om te gaan met de uitspraak van de Raad van Staten. Op haar website² schrijft zij het volgende:

“Wij adviseren gemeenten intern afspraken (‘werkprotocollen’) te maken over het gebruik van SMS- en Whatsapp-berichten en over het gebruik van privé telefoons voor zakelijke communicatie. Het is beter om dit te vermijden. Ook raden wij aan om met de gemeentearchivaris en DIV afspraken te maken over het informatiebeheer van SMS- en Whatsapp-berichten op telefoons.”

5. Heeft u opvolging gegeven aan het advies van de VNG om een werkprotocol te maken? Indien ja, kunt u dit protocol delen met de Raad?

Behalve sms’jes en app-berichten verwachten wij dat veel bestuurders en ambtenaren momenteel gebruik maken van programma’s waarmee digitaal kan worden vergaderd, middels het zogenoemde videobellen. Dit zijn programma’s zoals Skype, Zoom, Whereby of Microsoft Teams, om er maar een paar te noemen. Wij willen graag weten of voornoemde uitspraak van de Raad van State ook van toepassing is op de informatie die tijdens deze digitale vergaderingen wordt gedeeld. En wij zijn ook benieuwd of de digitale vergaderingen als bestand op een gegevensdrager worden opgeslagen, om vervolgens te worden gearchiveerd volgens de bepalingen in de Archiefwet 1995. Overigens willen wij ook weten of de privacy van bestuurders en ambtenaren gewaarborgd is als zij deelnemen aan digitale vergaderingen waarbij er gebruik gemaakt wordt van videobellen.

6. Is volgens u voornoemde uitspraak van de Raad van State van toepassing op digitale vergaderingen waarbij er gebruik gemaakt wordt van programma’s voor videobellen? Indien nee, waarom niet? Indien ja, hoe zorgt u ervoor dat deze digitale vergaderingen als overheidsinformatie kan worden opgevraagd middels een beroep op de Wob?

7. Is volgens u de Archiefwet 1995 van toepassing op digitale vergaderingen waarbij er gebruik gemaakt wordt van videobellen? Indien ja, wordt de digitale vergadering als bestand gearchiveerd?

8. Hoe waarborgt u de privacy van bestuurders en ambtenaren die deelnemen aan digitale vergaderingen waarbij er gebruik wordt gemaakt van videobellen? Welk veiligheidsprotocol past u bijvoorbeeld toe op de programma’s die binnen de gemeente mogen worden gebruikt voor videobellen? Hoe maakt u de gezichten van de deelnemers aan digitale vergaderingen onherkenbaar indien u deze vergaderingen als bestand moet archiveren conform wettelijke bepalingen?

1 https://www.raadvanstate.nl/@114477/201800258-1-a3/

2 https://vng.nl/nieuws/wob-ook-van-toepassing-op-sms-en-whatsapp-berichten