Bijdrage: Verslag archief- en infor­ma­tie­beheer 2021 en raads­voorstel wijziging veror­dening

Voorzitter,

Het voorstel van het college is om de frequentie van verslaglegging over het archief- en informatiebeheer te verlagen naar eens in de twee jaar. Dat verzwakt de positie van de raad en de stad en daarom zijn wij tegen.

De archivaris van de gemeente heeft in haar inspectie geoordeeld dat we niet ‘in control’ zijn waar het archivering van onze openbare informatie betreft. Dat is een ernstige zaak. Uit de collegebrief blijkt dat er vanuit de gemeentesecretaris – als hoogste ambtenaar – wordt gestuurd voor betere borging van de noodzaak tot archivering in de organisatie. Wij willen weten hoe de wethouder organisatie hierop stuurt.

In 2019 heeft de Raad van State geoordeeld dat berichtenstroom van, naar en tussen bestuurders en ambtenaren onderwerp is van het openbaar bestuur en destijds viel onder de Wet Openbaar bestuur, inmiddels de Wet Open overheid. Wij willen weten welke waarborgen en voorzieningen zijn getroffen om al deze berichten – óók bijvoorbeeld van privételefoon – worden gearchiveerd ten bate van de openbaarheid van overheidsinformatie. Worden wethouders en ambtenaren bijvoorbeeld uitgerust met apps met zakelijke accounts waar de berichten worden opgeslagen, en hoe worden de berichten gearchiveerd? Is het de eigen verantwoordelijkheid van bestuurders om berichten per app, sms of e-mail vanuit de eigen gegevensdragers op te slaan en periodiek te overleggen met de gemeentelijke archivaris? Zo nee, hoe steekt het nu in elkaar?

We hebben de gedragscodes voor bestuurders en ambtenaren erop nageslagen en hierover is nog niks te vinden.

Voorzitter, sommige WOO-verzoeken doen er erg lang over afgedaan te worden, We willen weten of de mate en kwaliteit van archivering van documenten reden is voor vertraging om WOO-aanvragers te voorzien in hun informatiebehoefte. Wat ons betreft zou archivering nooit de rede moeten zijn voor vertraging, feitelijk omdat de gemeente simpelweg haar zaakjes op orde moet hebben. Van ons aan de wethouder de vraag of het voorkomt dat WOO-verzoeken te laat of onvolledig worden afgehandeld omdat sommige stukken zijn zoekgeraakt of nog niet digitaal voorradig zijn.

Voor de hotspotmonitor wordt bij de aankomende collegeretraite een claim ingediend, als we het goed hebben gelezen. We denken dat het goed is perioden in de stadsgeschiedenis te markeren in ons archief, waarmee we het verhaal van de stad kunnen vertellen. Al vanaf 2017 is de hotspotmonitor verplicht. Waarom heeft het zover kunnen komen dat we al jaren verzaken en wanneer kunnen we de monitor tegemoet zien? Hoe wordt de monitor ingericht en wie beslist welke zaken al dan niet in aanmerking komen, aanvullend op de coronajaren die als eerste speciale casus is toegevoegd aan het stadsarchief?

Uit het beleidsdocument van de rijksoverheid over de hotspotmonitor staat bijvoorbeeld over het waarderen van informatie als hotspot: “Het primaire object van waardering (…) zijn gebeurtenissen en kwesties in de samenleving binnen het functionele werkingsgebied van de zorgdrager.” Dat kunnen zaken zijn die veel maatschappelijke beroering hebben veroorzaakt. Zou dit crisistijdperk niet in aanmerking moeten komen voor hotspotwaardering, voorzitter? Een klimaatcrisis, wooncrisis, energiecrisis en stikstofcrisis. We horen graag hoe al deze ijkpunten in de geschiedenis van de stad worden gewaardeerd.

Tot zover, voorzitter.

--

Klik hier voor de uitzending van de vergadering op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Rotterdam.