Motie: Alle over­heids­in­for­matie in het archief

De gemeenteraad van Rotterdam, in vergadering bijeen op 23 maart 2023, ter bespreking van het voorstel tot wijziging van de Archiefverordening Rotterdam 2017,

constaterende dat

• De Raad van State heeft geoordeeld dat gegevens van, tussen en naar bestuurders en ambtenaren die zijn gewisseld voor de uitvoering van publieke taken op eigen gegevensdragers (zoals privételefoons) overheidsinformatie betreft, waar voor wat betreft openbaarheid dezelfde juridische grondslag (inclusief weigeringsgronden) geldt als voor gegevens die zijn gewisseld op dragers in eigendom van de overheid;
• Overheidsinformatie op de eigen gegevensdragers niet automatisch in de archiefbewaarplaats van de gemeente terecht komt, maar dat een handeling is vereist van betreffende bestuurders en ambtenaren deze over te dragen;

voorts constaterende dat

• Het college met vaststelling van een gedragscode voor gemeentelijke ambtenaren (‘Gedragscode voor de medewerkers van de gemeente Rotterdam 2016’) heeft getracht betamelijk gedrag van gemeentelijke overheidsfunctionarissen in woorden uit te drukken;
• De gedragscode evenwel geen aansporing bevat voor overdracht van overheidsinformatie op eigen gegevensdragers aan de gemeente, ter archivering in een archiefbewaarplaats;

overwegende dat

• Alle overheidsinformatie in het archief moet komen;
• De gedragscode voor ambtenaren reeds een goede aansporing is voor betamelijk handelen, maar dat specifieke aansporing voor overdracht van overheidsinformatie op de eigen gegevensdragers ontbreekt;

verzoekt het college

• Bij een eerstvolgende herziening van de gedragscode voor medewerkers van de gemeente Rotterdam de noodzaak tot overdracht van overheidsinformatie op de eigen gegevensdragers ter archivering expliciet te benoemen;

en gaat over tot de orde van de dag.